Довіреність від юридичної особи на фізичну особу: зразок і правила оформлення

Довіреність від юридичної особи на фізичну особу, це письмове доручення, за яким товариство доручає конкретній людині вчиняти дії від свого імені: підписати документи, подати декларацію, отримати товар або представити інтереси в державному органі. Порядок видачі таких документів описує Цивільний кодекс України (ст. 244–250), а відносини з нотаріусом уточнює Закон України «Про нотаріат». Для бухгалтерів і юристів головне не «красивий бланк», а коректні реквізити, правильна форма і чітко окреслений обсяг повноважень.

Поняття довіреності за ЦК України

Довіреність, це письмовий документ, який видає одна особа іншій для представництва перед третіми особами. Від імені Товариства з обмеженою відповідальністю документ підписує його законний представник, зазвичай директор. Цивільний кодекс України (ст. 244–250) закріплює форму, строк і підстави припинення.

Довіреність на представництво інтересів потрібна щоразу, коли підписати чи отримати документ особисто директор не може: він у відрядженні, документів багато або їх подає бухгалтер. Представництво за довіреністю припиняється, зокрема, після закінчення строку, її скасування, відмови повіреного, припинення юридичної особи або смерті, визнання безвісно відсутнім чи втрати дієздатності фізичної особи-повіреного. Якщо звільнився директор, який видав документ, він не «автоматично» перестає діяти, але товариству варто відкликати його і повідомити контрагентів, щоб уникнути спорів.

Види довіреностей: генеральна, спеціальна, разова

У господарській діяльності використовуються три види. Разова довіреність видається на одну конкретну дію: забрати оригінал листа, підписати один акт. Спеціальна довіреність охоплює однорідні дії протягом часу, наприклад щомісячне отримання листування. Генеральна довіреність відкриває широкий обсяг повноважень: розпорядження майном, підписання договорів, представництво в різних органах. Детальніше про неї читайте в матеріалі Генеральна довіреність від юридичної особи.

Вибір виду залежить від ризику: чим ширші повноваження, тим ретельніше варто фіксувати винятки.

Форма довіреності і форма правочину

Загальне правило: форма довіреності має відповідати формі правочину, для якого вона видається. Якщо сам правочин вимагає нотаріального посвідчення, то і довіреність на його вчинення має бути нотаріальною. Для «побутових» господарських дій достатньо простого письмового документа за підписом керівника і, за наявності, печаткою товариства.

Типова помилка: компанія видає «звичайний» лист на реєстраційні дії, а державний реєстратор вимагає нотаріально посвідчений документ. Результат: відмова у прийнятті заяви і втрачені дні.

Зразок довіреності від юридичної особи на фізичну особу

Нижче орієнтовний зразок із заповненими реквізитами (умовні дані). Використовуйте його як каркас, а не як бланк «під копірку»:

ДОВІРЕНІСТЬ № 12/2026 м. Київ, 05 березня 2026 року

Товариство з обмеженою відповідальністю «Приклад» (код ЄДРПОУ 40000000, юридична адреса: м. Київ, вул. Деміївська, 1), в особі директора Іваненка Івана Івановича, що діє на підставі Статуту, доручає Петренко Петру Петровичу (РНОКПП 3000000000, паспорт серії АВ № 000000) представляти інтереси Товариства у Державній податковій службі: подавати податкові декларації та звітність, отримувати довідки і вимоги, підписувати та подавати пояснення, виконувати інші дії, пов’язані з виконанням цього доручення.

Строк дії: до 31 грудня 2026 року. Передоручення не надається.

Підпис: директор І. І. Іваненко, печатка (за наявності)

Зверніть увагу на три речі, які найчастіше пропускають: дата вчинення, точний РНОКПП повіреного і формулювання, що саме повірений «підписує і подає», а не лише «представляє інтереси».

Обов’язкові реквізити довіреності

Мінімальний набір реквізитів виглядає так:

• дата і місце видачі;
• повне найменування товариства, код ЄДРПОУ, адреса;
• посада та ПІБ особи, яка видає документ, підстава повноважень (Статут, наказ);
• ПІБ, паспорт, РНОКПП повіреного;
• перелік повноважень, сформульований конкретно;
• строк дії та застереження про передоручення;
• підпис уповноваженої особи, печатка за наявності.

Як оформити довіреність на представлення інтересів

Оформлення зводиться до кількох кроків: визначте вид і обсяг повноважень, підготуйте дані сторін, складіть текст, скріпіть підписом директора і за потреби зверніться до нотаріуса. Якщо повноваження правостворюючі (реєстраційні дії, суд), нотаріальна форма не бажання, а вимога.

Міні-шаблони формулювань під типові задачі:

• податкова служба: «подавати податкову звітність, отримувати довідки та висновки, підписувати пояснення»;
• суд: «підписувати і подавати позовні заяви, заяви про забезпечення позову, брати участь у засіданнях»;
• ТМЦ: «отримувати товарно-матеріальні цінності за видатковими документами та підписувати відповідні акти»;
• банк: «подавати документи для відкриття рахунку, розписуватися в картці зразків підписів».

Пакет документів для нотаріуса

Що підготувати, коли потрібне нотаріальне посвідчення:

• Статут товариства (належним чином зареєстрований);
• витяг з Єдиного державного реєстру;
• наказ про призначення директора або протокол загальних зборів;
• паспорт керівника та повіреного (або ID-карта), РНОКПП повіреного;
• за потреби КЕП повіреного, якщо документ стосується електронного документообігу.

Без підтвердження повноважень директора нотаріус посвідчення не проведе: це саме та частина, яку найчастіше забувають, а вона відміняє візит.

Нотаріальне посвідчення довіреності та передоручення

Нотаріус перевіряє особи учасників, повноваження керівника і зміст документа. Закон України «Про нотаріат» визначає порядок вчинення таких нотаріальних дій. Довіреність у порядку передоручення обов’язково посвідчується нотаріально: повірений, якому товариство надало право заміщення, може передати частину повноважень іншій особі лише через нотаріуса.

Порівняльна таблиця, коли достатньо підпису директора, а коли потрібен нотаріус:

Довіреність на представлення інтересів у податковій

Для відносин з податковою службою достатньо письмової довіреності за підписом директора: контролюючий орган перевіряє наявність документа і коректність повноважень, а не нотаріальний засвідчувальний напис. Пропишіть у тексті, що повірений «подає та підписує» звітність, отримує довідки і вимоги: формулювання «представляти інтереси у будь-яких органах» податківці часто сприймають критично. Для електронного кабінету знадобиться КЕП особи-повіреного.

Довіреність на представництво в суді

У суді представництво юрособи без довіреності неможливе, і тут діє жорстка вимога: документ має бути нотаріально посвідчений. У тексті обов’язково зазначте право на підписання позовної заяви, повну або часткову відмову від позову, укладення мирової угоди, якщо ці повноваження ви справді надаєте. Вузька спеціальна довіреність на одне провадження зручніша за генеральну: суд перший, хто читає документ уважно.

Довіреність на відкриття рахунку в банку

Банки суворіші за всіх: більшість вимагає нотаріально посвідчену довіреність на відкриття та розпорядження рахунком. Крім самого документа, банк запросить картку зразків підписів і повний пакет установчих документів товариства. У повноваження варто окремо зазначити, чи повірений лише відкриває рахунок, чи також підписує договір банківського рахунку і розпоряджається ним.

Довіреність на отримання і подання документів

Найпоширеніший «побутовий» випадок: забрати оригінал листа з органу, подати заяву до реєстру, отримати письмову відповідь. Тут достатньо разової довіреності за підписом керівника. Пропишіть, які саме документи і в якому органі отримує повірений, інакше приймальне вікно може відмовити через невідповідність формулювань.

Довіреність на реєстраційні дії

Подати заяву про зміни в державні реєстри від імені товариства може лише особа з нотаріально посвідченою довіреністю. Реєстратор приймає форми, підписані повіреним, тільки якщо засвідчувальний напис є. Заяву підписує повірений особисто: сканувати підпис директора і «переносити» його в чужу форму не можна.

Довіреність від ФОП і компанії-нерезидента

ФОП видає довіреність від власного імені як фізична особа-підприємець: у тексті зазначають статус «фізична особа-підприємець», РНОКПП і місце провадження діяльності. Звичайні господарські доручення ФОП оформлює письмово без нотаріуса, з тими самими виключеннями, що й товариства.

Якщо повірений ФОП чи товариства подає звітність, пов’язану зі страховими внесками, майте на увазі: адміністратором ЄСВ виступає Пенсійний фонд України (дані сайту ПФУ, перевірено 13.09.2026). Для орієнтиру 2026 року: мінімальний страховий внесок для ФОП становить 1902,34 грн/міс (8647 грн × 22%), а максимальний, 38046,80 грн (172940 грн × 22%). Для порівняння, у 2025 році мінімальний внесок був 1760 грн/міс при мінімальній зарплаті того періоду (джерело: повідомлення Пенсійного фонду України на pfu.gov.ua, перевірено 13.09.2026). За несвоєчасну сплату застосовують штраф 20% від суми боргу та пеню 0,1% за кожен день прострочення, тому повноваження повіреного на подання такої звітності краще формулювати максимально конкретно.

Компанія-нерезидент видає документ за іноземним правом, і для дії в Україні він має пройти легалізацію або засвідчення апостилем, а також офіційний переклад українською. Нотаріус перевірить, чи відповідає документ вимогам, перш ніж його прийняти до провадження. Якщо засновником нерезидент виступає в українському Товаристві з обмеженою відповідальністю, заздалегідь уточніть у нотаріуса, які саме засвідчувальні процедури потрібні для конкретної країни.

Типові помилки, яких легко уникнути

• відсутня дата вчинення: документ недійсний;
• строк не вказано: діє рік, що не завжди бажано;
• повноваження описані загальною фразою «представляти інтереси» без переліку дій;
• реквізити повіреного не збігаються з паспортом;
• компанія «пересилає» довіреність колезі без нотаріального передоручення.

Довіреність від юрособи на фізичну особу не складний документ, якщо підходити до нього як до інструменту: конкретні повноваження, точні реквізити, правильна форма. База у будь-якого варіанта одна, Цивільний кодекс України (ст. 244–250), а деталі підкаже нотаріус на місці.