Довіреність на право підпису документів за директора — зразок і нотаріальне оформлення

Довіреність на право підпису документів: навіщо вона потрібна

Довіреність на право підпису документів, це письмове уповноваження, за яким директор передає іншій особі право підписувати документи від імені компанії. Загальні правила видачі та дії довіреностей встановлені Цивільним кодексом України (ст. 244-250). Без такого документа підпис третьої особи не створює для компанії жодних зобов’язань.

Делегування підпису зручне, коли керівник у відпустці, відрядженні або просто не хоче підписувати щоденну первинку. Правильно оформлена довіреність знімає питання «а хто це підписав?» і з боку банку, і з боку контрагента, і під час податкової перевірки.

Правила складання та обов’язкові реквізити

Ст. 245 ЦК України визначає мінімальний склад довіреності. Перевірте перед посвідченням:

• дата та місце складання (без дати довіреність нечинна);
• дані довірителя: повна назва юридичної особи, код ЄДРПОУ, ПІБ і посада підписанта;
• дані повіреного: ПІБ, паспортні дані, РНОКПП;
• перелік повноважень з конкретними видами документів;
• строк дії (за ст. 248 ЦК України, якщо строк не вказано, довіреність зберігає силу до її припинення);
• підпис керівника та нотаріальний напис.

Відсутність будь-якого реквізиту дає контрагенту або податковій підставу поставити під сумнів підпис. Найчастіша помилка: загальне «підписувати всі документи» без переліку, банк таку довіреність може не прийняти.

Зразки довіреностей на право підпису

Готовий зразок варто використовувати як каркас, а не як фінальний текст. Типова структура довіреності на підписання договорів від юридичної особи: шапка з датою і місцем, блок довірителя, блок повіреного, перелік повноважень, строк, підпис і нотаріальний напис. Нотаріус допоможе скоригувати формулювання під ваш статут, тому зразок краще приносити на консультацію, а не заповнювати заздалегідь до останньої літери.

Довіреність від імені юридичної особи

Довіреність від імені юридичної особи підписує керівник або особа, уповноважена статутом. Нотаріус перед посвідченням перевіряє статут і витяг з реєстру: чи має директор право видавати такі уповноваження. Докладніше про повний пакет і варіанти повноважень читайте на сторінці Генеральна довіреність від юридичної особи, а огляд усих видів корпоративних довіреностей є на головній сторінці Довіреність від юридичної особи, нотарі.

Довіреність від імені фізичної особи

Якщо підпис потрібен від імені фізичної особи (засновника, інвестора, представника за особистими зобов’язаннями), оформлюється окрема довіреність за загальними правилами ЦК України. Вона не замінює корпоративну: підпис фізособи не дорівнює підпису за компанію, навіть якщо це той самий засновник.

Право підпису первинних документів

Первинні документи (акти, накладні, видаткові) підписують особи, визначені наказом або довіреністю. Для внутрішнього документообігу достатньо наказу, для документів на користь контрагентів надійніше довіреність: контрагент бачить підтвердження повноважень, а не лише внутрішній наказ, який він перевірити не може.

Право підпису касових документів

Касові документи (касові ордери, журнали) підписують керівник, головний бухгалтер і касир. Якщо посади касира на підприємстві немає, право підпису касових документів покладається наказом на іншого працівника, наприклад бухгалтера, або оформлюється довіреністю. Головне: особа має бути визначена документально, інакше перевірка визнає касові операції неоформленими.

Право підпису банківських документів

Банк працює лише з підписами, внесеними до картки зразків підписів. Право підпису банківських документів делегується так: спершу довіреність або наказ, потім оформлення нової картки підписів у банку. Без оновленої картки платіжки, підписані повіреним, банк поверне без виконання.

Право підпису електронних документів

Електронні документи підписуються кваліфікованим електронним підписом. Щоб повірений підписував звітність і листування з ДПС, керівник через Електронний кабінет ДПС додає уповноважену особу та передає їй відповідні права. Окремо варто видати довіреність на підписання електронних договорів з контрагентами, якщо КЕП повіреного використовується за межами звітності.

Право підпису договорів

Договір, підписаний особою без повноважень, створює ризик для обох сторін: контрагент може оспорити угоду, а податківці зняти витрати за такою операцією. Тому перед підписанням великих договорів партнери часто просять копію довіреності. Довіреність на підписання договорів від юридичної особи зразок якої ви берете за основу, має прямо називати види договорів або межу сум.

Наказ про право підпису: коли достатньо наказу

Ситуація	Наказ	Довіреність
Внутрішня первинка, каса	Достатньо	Можна
Банківські документи	Через картку підписів	Потрібна як підстава
Договори з контрагентами	Слабкий доказ	Потрібна
Електронна звітність	Ні	Через кабінет ДПС

Наказ діє лише всередині компанії. Для третіх осіб переконливий документ, це довіреність, бажано нотаріальна.

Нотаріальне посвідчення довіреності

Нотаріальне посвідчення проводиться відповідно до Закону України «Про нотаріат»: нотаріус перевіряє особу, повноваження директора за статутом і реєструє довіреність у Єдиному реєстрі. Присутність повіреного не обов’язкова, достатньо директора з паспортом і точними даними повіреного. Трудові аспекти делегування обов’язків працівникам регулює ст. 32 Кодексу законів про працю України, а господарська правосуб’єктність компанії визначається Господарським кодексом України.

Повідомлення до ДПС про делегування підпису

Після оформлення повноважень на електронний підпис керівник через Електронний кабінет ДПС передає права уповноваженій особі. Без цього звітність, підписана повіреним, не пройде квітування, навіть якщо довіреність уже на руках.

Довіреність від компанії-нерезидента

Якщо документи підписує представник іноземної компанії, довіреність видається за правом країни реєстрації компанії та потребує легалізації або апостиля для використання в Україні. Нотаріус підкаже, чи потрібен переклад і додаткове засвідчення у вашому випадку.

Строк дії та припинення довіреності

Строк вказується у тексті; якщо його немає, довіреність діє до припинення за ст. 248 ЦК України. Довіреність припиняється зі спливом строку, скасуванням довірителем, відмовою повіреного, ліквідацією компанії або смертю повіреного. Після звільнення повіреного або зміни директора стару довіреність краще скасувати письмово і повідомити банк та основних контрагентів.