Довіреність від юридичної особи — нотаріальне оформлення для бізнесу

Що таке довіреність від юридичної особи

Довіреність від юридичної особи, це письмовий документ, яким компанія уповноважує фізичну чи юридичну особу діяти від свого імені перед третіми особами. Норми про представництво та довіреність встановлює Цивільний кодекс України: він визначає письмову форму як обов’язкову, а у випадках, установлених законом, вимагає нотаріального посвідчення.

Для бізнесу такий документ замінює особисту присутність директора: підписання контрактів, спілкування з банком, представництво в суді, отримання листів і довідок. Практично будь-яка дія за межами компанії може бути оформлена довіреністю, якщо повноваження сформульовані коректно.

Хто може бути довірителем

Базове правило: довіреність від імені юридичної особи підписує керівник, повноваження якого випливають зі статуту. Дані про директора нотаріус звіряє з витягом з ЄДРПОУ, тому статус підписанта завжди перевіримий.

Складніший випадок, це колегіальний виконавчий орган (правління, дирекція). Тоді підписувати документ може голова такого органу, а повноваження підтверджуються установчими документами та рішенням колегіального органу. Компетенцію органів товариства розмежовує Закон України «Про господарські товариства», тому статут і цей закон варто звірити разом.

Якщо статут обмежує право підпису довіреностей (наприклад, вимагає згоди наглядової ради чи зборів), нотаріус відмовить у посвідченні без підтвердження такого рішення. Цей сценарій краще опрацювати до візиту, а не в кабінеті нотаріуса.

Хто може бути представником

Представником юридичної особи може бути як фізична особа (працівник, юрист, бухгалтер), так і інша юридична особа. Обмеження стосуються насамперед правочинів, де представник діє в собственных інтересах, та випадків, прямо виключених законом. У тексті довіреності представника ідентифікують повністю: ПІБ, реєстраційний номер облікової картки платника податків, паспортні дані. Без цих реквізитів третя особа не зможе перевірити, кому саме надано повноваження.

Форма довіреності та обов’язкові реквізити

Ст. 245 ЦК України встановлює ключову вимогу: довіреність на вчинення правочину, який потребує нотаріального посвідчення, також підлягає нотаріальному посвідченню. У всіх інших випадках достатньо простій письмової форми, але з обов’язковим набором даних:

• повна назва юридичної особи та код ЄДРПОУ;
• посада, ПІБ і паспортні дані керівника, який підписує документ;
• повні дані представника, включно з реєстраційним номером облікової картки платника податків;
• конкретний перелік повноважень і дата видачі;
• строк дії та можливість передоручення.

Печатку закон сьогодні не зобов’язує ставити, проте якщо статут передбачає печатку або її вимагає банк, довіреність скріплюють відбитком. Детальніше про повноваження підпису описано в матеріалі Довіреність на право підпису документів.

Нотаріальне посвідчення: коли потрібне і що перевіряє нотаріус

Ст. 246 ЦК України присвячена посвідченню довіреностей, а порядок дій нотаріуса визначає Закон України «Про нотаріат» та Інструкція про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Нотаріус не просто ставить підпис і печатку: він ідентифікує підписанта, перевіряє установчі документи, статут і витяг з ЄДРПОУ, переконується, що керівник дійсно має право видавати таку довіреність.

Підготовлений пакет документів можна звірити з чеклістом нижче на сторінці. Заяви про відмову у посвідченні зазвичай пов’язані саме з неповними установчими документами або застарілим статутом.

Посвідчення без нотаріуса та прирівняні довіреності

Не кожна довіреність юрособи потребує нотаріуса. Проста письмова форма працює в щоденній господарській діяльності, але її прийняття залежить від того, хто є третою особою. Ст. 246 ЦК України також описує довіреності, прирівняні до нотаріально посвідчених: вони видаються в особливих умовах (зокрема військовослужбовцями та особами в закладах, де немає доступу до нотаріуса) і мають ту саму силу, якщо оформлені встановленим способом.

Види довіреностей у господарській діяльності

У повсякденній роботі компаній використовують три базові види: разова (на одну конкретну дію), спеціальна (на однотипні дії, наприклад отримання документів) та генеральна (широке коло повноважень). Господарський кодекс України відносить представництво інтересів підприємств до сфери господарської діяльності, тому довіреності тут мають суто практичне значення.

Для максимального обсягу повноважень готують Генеральну довіреність від юридичної особи: вона підходить, коли директор передає управління на тривалий строк. Для судових справ та банківських операцій частіше оформлюють спеціальні документи з чітким переліком дій.

Довіреність на представництво в суді

Ст. 42 ЦПК України визначає, як оформлюються повноваження представника в суді: без належно підтвердженого документа суд може не допустити особу до справи. Для юридичної особи суд перевіряє два ланки: повноваження керівника (статут, витяг з ЄДРПОУ) та обсяг повноважень представника за довіреністю. Питання представництва інтересів юридичних осіб у межах закону регулює й профільний законодавчий акт, окрім норм ЦК та ЦПК.

Нотаріально посвідчена судова довіреність знімає більшість запитань: підпис директора засвідчений, а повноваження прямо перелічені. Саме цей формат юристи радять для справ, де очікується жорсткий процесуальний спротив опонента.

Строк дії та припинення представництва

Строк дії довіреності визначають у самому документі. Якщо строк не встановлений, ст. 247 ЦК України дає підставу вважати, що довіреність зберігає чинність до припинення її дії, але на практиці таку формулювання банки та суди сприймають прохолодно, тому строк краще прописувати явно.

Представництво за довіреністю припиняється у таких випадках:

• скасування довіреності особою, яка її видала;
• відмова представника від повноважень;
• припинення юридичної особи, від імені якої виданий документ;
• закінчення строку дії або вчинення дії, заради якої видавалася довіреність.

У воєнний стан строк дії окремих документів продовжується на підставі чинного розпорядження Кабінету Міністрів, тому якщо довіреність була видана до 24 лютого 2022 року, її статус варто перевірити окремо перед використанням.